Die E-Rechnung
Hinweise für Rechnungssteller zur elektronischen Rechnungsstellung ab 1.1.2025 an die Unternehmensgruppe Lupp
Die E-Rechnung
Hinweise für Rechnungssteller zur elektronischen Rechnungsstellung ab 1.1.2025 an die Unternehmensgruppe Lupp
Einleitende Hinweise
Diese Seite dient als Vorgabe bzw. Orientierung zur Erstellung und Befüllung von E-Rechnungen konform zum Standard XRechnung oder ZUGFeRD (Profil XRechnung ohne Sichtformat PDF) wie in der europäischen Norm EN 16931 gefordert.
Rechnungsformate
Wir akzeptieren EU-konforme Rechnung im Format Rechnung (UBL und CII) oder alternativ ZUGFeRD in der jeweils gültigen und aktuellen Version. Vorzugsweise ist als Rechnungsformat das Format XRechnung (UBL) zu wählen. Details hierzu entnehmen Sie bitte den Abschnitten 2ff. dieses Merkblattes.
Hinweis: Bis 31.07.2026 können Sie uns alternativ Rechnungen in Papierform oder als klassische PDF-Rechnung auf den ihnen bereits bekannten Wegen senden. Bitte stellen Sie sicher, dass ab 01.08.2026 ausschließlich E-Rechnungen übermittelt werden.
Rechnungsversand
Die Übermittlung der Rechnung sollte per SFTP erfolgen. Alternativ ist auch E-Mail* möglich.
Es gelten die in den nachfolgenden Abschnitten genannten Regeln je Übertragungsweg.
Der zur E-Rechnung parallele Versand der Rechnung auf einem weiteren als dem abgestimmten Übertragungsweg (bspw. in Papierform) ist nicht zulässig.
* Verband elektronische Rechnung (VeR) – E-Mail als Übertragungsweg für Rechnungsdokumente nicht optimal; abgerufen am 14.02.2025
Unsere Leitweg-ID
Wir werden regelmäßig nach unserer Leitweg-ID gefragt, da diese oftmals als Pflichtangabe in der X-Rechnung definiert ist.
Als privatwirtschaftliches Unternehmen haben wir keine Leitweg-ID. An diese Stelle möchten wir auf das BMF verweisen:
„[…]Für die Erstellung von E-Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B-Bereich) wird grundsätzlich keine sogenannte Leitweg-ID benötigt. Eine Leitweg-ID ist nur erforderlich, wenn eine E-Rechnung an eine Behörde gestellt werden soll (sogenannter B2G-Bereich, siehe auch Frage 4a). Nur dann benötigt der Rechnungssteller die Leitweg-ID der rechnungsempfangenden Behörde, da so eine eindeutige elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung an den öffentlichen Auftraggeber ermöglicht wird. Einzelheiten zur Leitweg-ID finden Sie auch unter www.e-rechnung-bund.de/faq/leitweg-id/.
In der Norm EN 16931 (siehe Frage 7) kann im Feld „BT-10 (Buyer reference)“ ein vom Erwerber zugewiesener und für interne Lenkungszwecke benutzter Bezeichner angegeben werden, um die Verarbeitung der Rechnung in seinem System zu vereinfachen (z. B. durch eine Lieferantennummer). Im B2G-Bereich dient dieses Feld der Angabe der Leitweg-ID. Daher ist in manchen Formaten eine Angabe verpflichtend vorgesehen. Da im B2B-Bereich keine Leitweg-ID erforderlich ist, ist in diesen Fällen umsatzsteuerlich bereits die Angabe eines Platzhalters (z. B. „-“) ausreichend. Ob der Rechnungsempfänger für dieses Feld einen eingangs erwähnten Bezeichner festlegt, ist seine betriebsinterne Entscheidung.[…]“ (BMF, Bundesfinanzministerium – Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025, abgerufen am 09. Juli 2026)
Rechnungsversand an uns
Die Übermittlung der Rechnung sollte per SFTP erfolgen. Alternativ ist auch E-Mail möglich (jedoch nicht empfohlen). Es gelten die in den nachfolgenden Abschnitten genannten Regeln je Übertragungsweg. Der zur E-Rechnung parallele Versand der Rechnung auf einem weiteren als dem abgestimmten Übertragungsweg (bspw. in Papierform) ist nicht zulässig.
Übertragungsweg: SFTP
Übertragungsweg: E-Mail
Rechnungsinhalte
Allgemein
Grundsätzlich gelten für E-Rechnungen die gleichen fachlichen Anforderungen, die bereits für klassische Rechnungen gelten.
Bitte sehen sie von Kostenstellen bzw. Bauvorhaben übergreifenden Sammelrechnungen ab. Senden Sie eine Rechnung je Kostenstelle bzw. Bauvorhaben.
Strukturierter Datenteil
Neben den in der elektronischen Rechnung ohnehin anzugebenden umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen des §14 UStG, sind die in der nachfolgenden Tabelle benannten Rechnungsinhalte mit entsprechendem semantischen Datenfeldbezug aufzunehmen.
| Lfd. Nr. |
Lupp–Referenz | Pflicht | Code des semantischesn Datenfeldes der E-Rechnung | Bezeichnung des semantischesn Datenfeldes der E-Rechnung | Hinweise und Beispiele |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Kostenstellennummer/ Baustellennummer |
Ja | BT-11 | Projektreferenz | Die Kennung eines Projektes, auf das sich die Rechnung bezieht (Beispiel: 23000130) |
| 2 | Nachunternehmer- Auftragsnummer zum Vertrag |
Ja, bei Nachunternehmerverträgen | BT-12 | Vertragsreferenz | Ihre Vertragsnummer bei uns, sofern Sie einen Vertrag mit uns haben. Sollte Ihnen die Nummer nicht bekannt sein, erfragen Sie diese bitte! (Beispiel: 23000130-020) |
| 3 | Bestellnummer | Ja, sofern kein Nachunternehmervertag | BT-13 | Bestellreferenz | Unsere Bestellnummer, sofern sich die Rechnung nicht auf einen Nachunternehmervertrag bezieht |
| 4 | Verkaufs-Auftragsnummer | Nein | BT-14 | Auftragsreferenz | Ihre Verkaufs-Auftragsnummer |
| 5 | Lieferscheinnummer | Nein | BT-16 | Versandanzeige | Sofern sich die Rechnung auf einen Lieferschein bezieht, geben Sie hier bitte Ihre Lieferscheinnummer an |
| 6 | Buchungsreferenz | Nein | BT-19 | Buchungsreferenz | Sofern Ihnen mit der Beauftragung eine Buchungsreferenz von uns mitgeteilt wurde, geben Sie diese bitte hier an |
| 7 | Lieferantennummer | Nein | BT-29 | Verkäuferkennung | Sofern Ihnen eine Lieferantennummer mitgeteilt wurde, geben Sie diese bitte an |
| 8 | Verkäufer-Name | Nein | BT-41 | Verkäuferkontakt (Name) | Name Ihrer Vertriebsansprechpartners (notwendig für allfällige Rückfragen) |
| 9 | Verkäufer-Telefonnummer | Nein | BT-42 | Verkäuferkontakt (Telefon) | Telefonnummer Ihrer Vertriebsansprechpartners (notwendig für allfällige Rückfrage) |
| 10 | Verkäufer E-Mail-Adresse | Ja | BT-43 | Verkäuferkontakt (E-Mail) | E-Mail-Adresse Ihres Vertriebsansprechpartners (notwendig für allfällige Rückfrage) |
| 11 | Kundennummer | Ja | BT-46 | Käuferkennung | Unsere Kundennummer bei Ihnen |
| 12 | Name des Bestellers | Nein | BT-56 | Käuferkontakt (Name) | Sofern Ihnen bekannt, geben Sie den Namen der bestellenden Person bitte an |
| 13 | Skontierfähiger Betrag | Ja | BT-20 | Zahlungsbedingungen | Den skontierfähigen Betrag im Text der Zahlungsbedingung angeben. |
| 14 | IBAN | Ja | BT-84 | Kontokennung | |
| 15 | BIC | Ja | BT-86 | Die Kennung des Kontos führenden Kreditinstitutes | |
| 16 | Leistungszeitraum | Ja | BT-73, BT-74 | Rechnungszeitraum auf Kopfebene | |
| 17 | USt-ID des Käufers (USt-IdNr von LUPP) | Ja | BT-48 | USt-ID des Käufers | (siehe Abschnitt „Steuer- bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Gesellschaften“ auf dieser Internetseite) |
Beleganlagen
Im Falle des Übertragungsweges „E-Mail“ sei nochmals darauf hingewiesen, dass rechnungsbegleitende Beleganlagen nicht als Anlage der E-Mail versendet werdend dürfen. Anlagen zur Rechnung sind im XML-Teil des jeweiligen Rechnungsformates einzubetten.
Zulässige Dateiformate für Beleganlagen sind:
- Portable Document Format (pdf)
- Bilder (png, jpg)
- Textdateien (csv)
- Office-Dateien im Open XML-Format (wie bspw. docx, xlsx, odt, ods)
Steuer- bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummern
der Gesellschaften
Da erfahrungsgemäß eine fehlende USt-IdNr bzw. Steuernummer zu Fehlern führt, finden Sie in nachfolgender Tabelle 4 die Steuer- bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummern unserer Gesellschaften.
| Name der Gesellschaft | USt-IdNr | Steuernummer |
|---|---|---|
| Adolf Lupp GmbH + Co KG | DE 113467436 | |
| Lupp Fertigteile GmbH | DE 811459133 | |
| Transport-Logistik Oberhessen GmbH | DE 196677253 | |
| Tank- und Service Oberhessen GmbH | DE 207013983 | |
| Lupp Netzbau GmbH | DE 260259189 | |
| Lupp International Holding GmbH | DE 258446985 | |
| Lupp Facility Management GmbH | DE 278345016 | |
| Riedberg III GmbH & Co. KG | DE 304434427 | |
| Eschborn Torhaus GmbH & Co. KG | DE 343037431 | |
| Ferienresort Gedern GmbH & Co. KG | DE 458576410 | |
| AL Projekte GmbH & Co. KG | DE 111448636 | |
| Lupp Bau- und Immobilienmanagement GmbH | DE 220752023 | |
| Lupp Living GmbH & Co. KG | 034 343 60021 | |
| Rubikon Offenbach GmbH & Co. KG | 014 359 01698 | |
| Chalet Hilde Lech GmbH | AT U76833027 |
Nichtverarbeitung von Rechnungen
Regeln
In den nachfolgenden Fällen erfolgt keine Rechnungsverarbeitung.
Übertragungsweg: SFTP
Übertragungsweg: E-Mail
Validierung
Jede eingehende E-Rechnung wird automatisch darauf geprüft, ob sie den gültigen Regeln des jeweiligen Formats entspricht. Grundlage hierfür sind die veröffentlichten und allgemeinverbindlichen Regeln für ZUGFeRD bzw. XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung.
Bitte prüfen Sie Ihre E-Rechnung daher nach Möglichkeit bereits vor dem Versand mit einem geeigneten Validierungswerkzeug. So lassen sich Fehler frühzeitig erkennen und eine Ablehnung vermeiden. Werden bei unserer Prüfung dennoch Fehler festgestellt oder ist die Rechnung nicht regelkonform, wird sie abgelehnt und nicht weiterverarbeitet.
Benachrichtigung
Es erfolgt eine Benachrichtigung über die Nichtverarbeitung entsprechend den nachfolgenden Regeln.
Übertragungsweg: SFTP
Im Falle des Übertragungsweges SFTP erfolgt eine E-Mail-Benachrichtigung über die Nichtverarbeitung an die in der E-Rechnungsvereinbarung angegebene Partner-E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.
Übertragungsweg: E-Mail
Im Falle des Übertragungsweges E-Mail erfolgt bei fehlgeschlagener Validierung eine E-Mail-Benachrichtigung an die in der E-Rechnung angegebene Verkäufer-E-Mail-Adresse im Feld BT-43 (sofern angegeben; siehe Tabelle 2), alternativ an die Absender-E-Mail-Adresse der ursprünglichen E-Mail. Die Benachrichtigung enthält das Validierungsergebnis als PDF-Datei sowie zusätzlich als JSON-Datei für IT-Experten. Außerdem wird die Original-Rechnung mit übermittelt.
Bei den sonstigen Fehlern:
- kein Anhang beigefügt
- mehrere Anhänge beigefügt
- ein Anhang im falschen Format beigefügt (kein PDF oder XML)
erfolgt eine Benachrichtigung über die Nichtverarbeitung an die Absender-E-Mail-Adresse der ursprünglichen E-Mail.
Besonderheiten Übertragungsweg E-Mail
Bei den folgenden fehlerhaften Einstellungen des Mail-Servers auf Absenderseite kann es dazu kommen, dass unsere Systeme die E-Mail in Quarantäne verschieben.
SPF
Der SPF-Eintrag muss auch für den Server korrekt gesetzt sein, über den die E-Rechnung tatsächlich versendet wird.
Oft wird dafür nicht der normale Mail-Server des Unternehmens verwendet, sondern zum Beispiel der eines Dienstleisters.
Im SPF-Eintrag legt der sogenannte all-Mechanismus fest, wie E-Mails von nicht autorisierten Servern behandelt werden. -all bedeutet, dass solche E-Mails abgelehnt werden. ~all bedeutet, dass sie zwar angenommen, aber zur weiteren Prüfung häufig in Quarantäne verschoben werden.
DMARC
Für DMARC gilt sinngemäß das Gleiche wie für den SPF-Eintrag.
Im DMARC-Eintrag bestimmt der Parameter p, wie mit auffälligen E-Mails umgegangen wird.
- p = none
Es erfolgt keine direkte Maßnahme; der Eintrag dient nur zur Überwachung. - p = Quarantäne
Der empfangende Server wird angewiesen, die E-Mail in Quarantäne zu verschieben. - p = Reject
Der empfangende Server wird angewiesen, die E-Mail abzulehnen.
DKIM
Wenn eine DKIM-Signatur vorhanden ist, prüfen wir, ob sie korrekt ist.
TLS
Der versendende Server muss mindestens TLS-Version 1.2 unterstützen. Andernfalls wird die Verbindung abgelehnt.
Inhaltsprüfung
Die E-Mail sollte keine Links enthalten, zum Beispiel auf Werbe- oder Unternehmenswebseiten. Grundsätzlich sollte eine E-Mail mit E-Rechnung nur die Rechnung selbst enthalten, da sie automatisiert verarbeitet und nicht manuell gelesen wird. Auch eine E-Mail-Signatur kann dabei bereits zu Problemen führen.
Weitere Hilfe
E-Rechnungs-Viewer und -Validierungs-Werkzeuge
Der Bundesverband Software und Digitalisierung im Bauwesen e.V. (BVBS e.V.) hat auf seiner Internetseite zur Einführung der E-Rechnung (zu finden unter https://www.bvbs.de/erechnung/) neben allgemeinen Informationen zur E-Rechnung auch eine Liste von E-Rechnungsviewern und -Validierungswerkzeugen zusammengetragen.
Diese Werkzeuge können Sie nutzen, um für sich selbst zu prüfen, ob die von Ihnen ausgestellte Rechnung konform zur EN-Norm ist.
Ebenso können Sie diese Werkzeuge nutzen, um digitale Rechnungen (auch solche, die Sie selbst empfangen haben) sichtbar zu machen und auf Normkonformität zu prüfen.
BVBS Implementierungs-Leitfäden/-empfehlungen
Eine gute Hilfestellung zur Umsetzung der E-Rechnung in Ihrem Rechnungsausgang bietet die BVBS Implementierungsempfehlung ZUGFeRD (Version 2.2), Datum: 21.März 2024, Größe: 1.4 MB zu finden unter https://www.bvbs.de/wp-content/uploads/2024/04/ZUGFeRD-Implementierungs-Leitfaden-2.2_20240321.pdf (zuletzt abgerufen am 01.07.2026)
bzw. der Implementierungs-Leitfaden für die Zahlungsaufstellung in der E-Rechnung, Datum: 12. August 2025, Größe: 183 KB zu finden unter 20250812_Implementierungsempfehlung_Zahlungsaufstellung_E-Rechnung.pdf (zuletzt abgerufen am 01.07.2026)
BMF – Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025 des BMF
Auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen (kurz BMF) erhalten Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zur E‑Rechnung (abzurufen unter: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html; zuletzt abgerufen am 01.07.2026)
Eine detaillierte Verwaltungsauffassung kann den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 entnommen werden.
Sie haben Fragen?
Wenden Sie sich gerne an das Team der Einkaufsabteilung oder unsere Kreditorenbuchhaltung
(E-Rechnungsmerkblatt LKG-FI-IN10-DE V2026.1)